Pour aider les associations à structurer leur organisation, voici une to-do list complète des éléments à préparer lorsque l’on gère des bénévoles sur un événement.<\/p>\n
Définir les besoins bénévoles et les missions<\/h2>\n
La première étape consiste à définir précisément les postes bénévoles nécessaires au bon déroulement de l’événement. Cette étape est souvent sous-estimée, alors qu’elle conditionnera toute la suite de votre organisation.<\/p>\n
Il est donc important d’identifier :<\/p>\n
- \n
- les différents postes nécessaires (accueil, logistique, sécurité, animations, signaleurs, ravitaillement, montage, démontage, etc.)<\/li>\n
- les missions associées à chaque poste<\/li>\n
- les compétences éventuellement requises (permis B, Bafa, etc.)<\/li>\n
- les créneaux horaires<\/li>\n
- le nombre de bénévoles nécessaires par poste<\/li>\n<\/ul>\n
Cette réflexion permet d’éviter deux problèmes fréquents : des postes mal couverts ou des bénévoles affectés à des missions mal définies.<\/p>\n
Créer un rétroplanning de l’organisation<\/h2>\n
<\/p>\n
<\/div>\n
Une fois les besoins identifiés, il est indispensable de construire un rétroplanning. Ce document permet d’anticiper les différentes étapes de la gestion des bénévoles et de répartir les tâches dans le temps de manière efficace.<\/p>\n
Le rétroplanning inclut généralement :<\/p>\n
- \n
- les périodes de recrutement des bénévoles<\/li>\n
- la collecte des disponibilités<\/li>\n
- la répartition des affectations et la création des plannings (individuels, par missions, ou par emplacements)<\/li>\n
- la préparation de de tous les documents utiles (à toutes les étapes de la manifestation)<\/li>\n
- les communications aux équipes, bénévoles et staff<\/li>\n
- les briefings avant l’événement<\/li>\n
- la gestion du jour J<\/li>\n
- les actions à réaliser après l’événement<\/li>\n<\/ul>\n
En parallèle, il est également utile de construire un planning global de l’événement, permettant de visualiser les temps forts et les besoins en bénévoles.<\/p>\n
Collecter les informations et constituer l’annuaire des bénévoles<\/h2>\n
Pour gérer efficacement les équipes, il est essentiel de disposer d’un annuaire complet des bénévoles et des membres du staff.<\/p>\n
Cet annuaire doit regrouper plusieurs informations importantes :<\/p>\n
- \n
- nom et prénom<\/li>\n
- numéro de téléphone et adresse mail<\/li>\n
- missions ou compétences particulières<\/li>\n
- disponibilités (avant, pendant, ou après l'événement)<\/li>\n
- numéro de permis de conduire, si certains postes nécessitent la conduite d’un véhicule<\/li>\n
- rôle dans l’organisation (bénévole ou membre du staff)<\/li>\n<\/ul>\n
Ce document devient rapidement un outil central pour la coordination des équipes, notamment en cas d’imprévu. De plus, les bénévoles pourraient aussi en avoir besoin, afin de contacter les bénévoles d'une autre équipe, ou bien leurs référents.<\/p>\n
Récupérer les disponibilités et les préférences des bénévoles<\/h2>\n
Avant de créer les plannings, il est important de recueillir les disponibilités de vos bénévoles ainsi que leurs préférences de missions lorsque cela est possible.<\/p>\n
Certaines personnes préfèrent les missions en contact avec le public, d’autres les tâches logistiques en coulisses. Prendre en compte ces préférences améliore généralement l’engagement et la satisfaction des bénévoles. Cette étape permet également d’anticiper les contraintes personnelles de chacun et d’éviter les erreurs d’affectation.<\/p>\n
Créer les affectations des bénévoles<\/h2>\n
Une fois les disponibilités collectées et les missions définies, le gestionnaire de bénévoles peut construire les affectations et les plannings de chacun.<\/p>\n
Chaque bénévole doit savoir précisément :<\/p>\n
- \n
- où il doit se rendre ?<\/li>\n
- à quel moment ?<\/li>\n
- pour quelle mission ?<\/li>\n
- pendant combien de temps ?<\/li>\n
- avec qui ?<\/li>\n
- qui sera son référent bénévole ?<\/li>\n<\/ul>\n
L’objectif est d’éviter toute zone d’ombre le jour de l’événement (aussi bien pour les gestionnaires de bénévoles que pour les bénévoles eux-même). Plus les informations sont claires en amont, moins il y aura de confusion sur le terrain.<\/p>\n
Préparer la cartographie de l’événement<\/h2>\n
\n<\/div>\n
Dans certains événements, notamment sportifs ou culturels, il est très utile de créer une carte détaillée du site de la manifestation.<\/p>\n
Cette carte peut inclure :<\/p>\n
- \n
- le ou les parcours sportifs<\/li>\n
- les scènes ou espaces d’animation<\/li>\n
- les zones d’accueil<\/li>\n
- les points de restauration<\/li>\n
- les parkings<\/li>\n
- les points de ravitaillement<\/li>\n
- les sanitaires<\/li>\n
- les zones réservées aux bénévoles<\/li>\n
- les postes spécifiques<\/li>\n<\/ul>\n
Cette cartographie aide les bénévoles à se repérer et facilite les explications lors des briefings.<\/p>\n
Préparer les documents nécessaires<\/h2>\n
Une bonne gestion des bénévoles repose également sur la préparation de documents utiles avant, pendant et après l’événement.<\/p>\n
Parmi les documents souvent nécessaires aux bénévoles, on retrouve :<\/p>\n
- \n
- fiches de missions bénévoles<\/li>\n
- plannings détaillés<\/li>\n
- fiches de contacts d’urgence<\/li>\n
- procédures spécifiques<\/li>\n
- informations logistiques<\/li>\n
- consignes de sécurité<\/li>\n<\/ul>\n
Ces documents permettent aux bénévoles de comprendre rapidement leur rôle et d’agir efficacement. Bien sûr, côté organisateur d'événement et gestion des bénévoles, il peut être judicieux d'avoir à porter de main le calendrier des affectations sur chaque poste, le trombinoscope, la liste des dotations, la plan du site, etc. .<\/p>\n
Gérer les dotations bénévoles<\/h2>\n
Dans de nombreux événements associatifs, les bénévoles reçoivent certaines dotations en remerciement de leur engagement. Il peut s’agir par exemple d’un repas, d’un t-shirt, d’une casquette ou d’une gourde. Lorsque des dotations sont prévues, il est recommandé de préparer un document de suivi permettant de gérer leur distribution.<\/p>\n
Ce document peut inclure :<\/p>\n
- \n
- la liste des bénévolesles<\/li>\n
- les dotations prévues<\/li>\n
- la confirmation de remise<\/li>\n<\/ul>\n
Cette organisation évite les oublis ou les erreurs le jour de l’événement. Autre astuce pour gérer efficacement les dotations : ajouter un QR code dédié sur le tour de cou de vos bénévoles. En le flashant, vous pourrez retrouver le compte de toutes les dotations auquel ce bénévole a droit, et celles potentiellement déjà récupérées.<\/p>\n
Préparer l’accueil des bénévoles le jour J<\/h2>\n
\n<\/div>\n
Le jour de l’événement, l’accueil des bénévoles est un moment clé. Il permet de créer un premier contact, de rappeler les consignes et de s’assurer que chacun sait où aller et que les missions sont bien claires.<\/p>\n
Plusieurs éléments doivent être prêts :<\/p>\n
- \n
- les tours de cou ou badges bénévoles<\/li>\n
- les documents utiles<\/li>\n
- les dotations éventuelles<\/li>\n
- les informations de dernière minute<\/li>\n<\/ul>\n
Un accueil bien organisé contribue directement à la qualité de l’expérience bénévole.<\/p>\n
Communiquer clairement les affectations<\/h2>\n
Une fois les plannings finalisés, il est essentiel de transmettre les informations aux bénévoles suffisamment tôt.<\/p>\n
Chaque bénévole doit recevoir :<\/p>\n
- \n
- sa mission<\/li>\n
- son créneau horaire<\/li>\n
- son lieu d’affectation<\/li>\n
- les contacts utiles<\/li>\n
- les informations pratiques<\/li>\n<\/ul>\n
Cette communication permet aux bénévoles d’arriver sereinement le jour de l’événement.<\/p>\n
Assurer le suivi après l’événement<\/h2>\n
La gestion des bénévoles ne s’arrête pas à la fin de l’événement. Il est important de prévoir quelques actions après coup.<\/p>\n
Ces actions peuvent inclure :<\/p>\n
- \n
- remercier les bénévoles<\/li>\n
- envoyer un message ou un questionnaire de retour<\/li>\n
- mettre à jour la base de données bénévoles<\/li>\n
- préparer les futurs événements<\/li>\n<\/ul>\n
Ce suivi permet de fidéliser les bénévoles et d’améliorer l’organisation pour les éditions suivantes.<\/p>\n
Faciliter la gestion des bénévoles avec les bons outils<\/h2>\n
On le voit, la gestion des bénévoles repose sur de nombreux éléments : collecte d’informations, organisation des missions, création des plannings, communication avec les équipes, préparation des documents et suivi après l’événement… et sans outils adaptés, ces tâches peuvent rapidement devenir chronophages et complexes (bonjour les tableaux Excels !).<\/p>\n