{"id":1665,"date":"2020-04-13T09:00:00","date_gmt":"2020-04-13T07:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/wp.gestion-benevole.fr\/?p=1665"},"modified":"2026-04-17T10:43:46","modified_gmt":"2026-04-17T08:43:46","slug":"joj-2020","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/wp.gestion-benevole.fr\/?p=1665","title":{"rendered":"Retour d&rsquo;exp\u00e9rience JOJ &#8211; Vall\u00e9e de Joux"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"color:#797979\">&quot;Dans le cadre de l&rsquo;organisation des <a href=\"https:\/\/www.facebook.com\/Valleedejoux2020\/?ref=page_internal\" target=\"_blank\">Jeux Olympiques de la Jeunesse <\/a>nous avons utilis&eacute; l&rsquo;application Vorg pour la gestion du site de la Vall&eacute;e de Joux qui h&eacute;bergeait les comp&eacute;titions de ski de fond. Nous avons eu des b&eacute;n&eacute;voles engag&eacute;s depuis fin novembre jusqu&rsquo;&agrave; mi-f&eacute;vrier pour le montage, le d&eacute;montage et bien &eacute;videmment les journ&eacute;es de comp&eacute;titions<\/span><\/p>\n<ul>\n<li><span style=\"color:#797979\">272 b&eacute;n&eacute;voles ont &eacute;t&eacute; inscrits sur la plateforme,<\/span><\/li>\n<li><span style=\"color:#797979\">plus de 12 582&nbsp;heures ont &eacute;t&eacute; planifi&eacute;es<\/span><\/li>\n<li><span style=\"color:#797979\">nous avons eu 200 b&eacute;n&eacute;voles simultan&eacute;ment engag&eacute;s.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"color:#797979\">Une grande partie des journ&eacute;es montage et d&eacute;montage n&rsquo;ont pas &eacute;t&eacute; planifi&eacute;es &agrave; l&rsquo;aide de l&rsquo;application mais au jour le jour en fonction des travaux.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"color:#797979\">Nous y avons g&eacute;r&eacute; &agrave; la fois les b&eacute;n&eacute;voles, mais &eacute;galement les professionnels intervenant sur notre site (gendarmerie, arm&eacute;e, sanitaire,&nbsp; ..). <\/span><\/p>\n<h2><span style=\"color:#17687b\">La gestion des pr&eacute;sence le jour J<\/span><\/h2>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><span style=\"color:#797979\">En collaboration avec l&rsquo;&eacute;quipe Vorg, nous avons d&eacute;velopp&eacute; une nouvelle fonctionnalit&eacute; qui consistait &agrave; faire un pointage &laquo;&nbsp;Check-in&nbsp;&raquo; de chaque b&eacute;n&eacute;vole au moment de sa prise de fonction. Cela nous a permis d&rsquo;avoir continuellement une vision d&rsquo;ensemble des personnes se trouvant sur le site, des personnes en retard ou absence et ainsi anticiper les remplacements avant que les fonctions en subissent les cons&eacute;quences.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"color:#797979\">Cela permettait &eacute;galement de fournir &agrave; chaque personne leur mat&eacute;riel quotidien (radio, bon repas, chasuble de s&eacute;curit&eacute;, &hellip;) et d&rsquo;&eacute;valuer l&rsquo;&eacute;tat d&rsquo;esprit de la journ&eacute;e. <\/span><\/p>\n<p style=\"text-align:center\"><span style=\"color:#797979\"><em>Effet non escompt&eacute; :<\/em>&nbsp;&nbsp;nous pensons que le fait d&rsquo;avoir ce &laquo;&nbsp;contr&ocirc;le&nbsp;&raquo; a augment&eacute; la ponctualit&eacute; des b&eacute;n&eacute;voles, sachant que s&rsquo;ils &eacute;taient en retard cela d&eacute;clencherait un processus au sein du comit&eacute; d&rsquo;organisation.<\/span><br \/>\n&nbsp;<\/p>\n<h2><span style=\"color:#17687b\">Faire connaissance rapidement !<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"color:#797979\">Nous avons charg&eacute; les photos de tous les b&eacute;n&eacute;voles dans l&rsquo;application Vorg, r&eacute;alis&eacute; les fiches de poste et les planifications des horaires. En effectuant ceci l&rsquo;&eacute;quipe g&eacute;rant les b&eacute;n&eacute;voles s&rsquo;est familiaris&eacute;e avec les photos et pouvait saluer chaque personne en l&rsquo;appelant par son nom lors de son arriv&eacute;e. Cela a nettement contribu&eacute; &agrave; la consid&eacute;ration de chacun.&nbsp; <\/span><\/p>\n<p><span style=\"color:#797979\">Ayant des b&eacute;n&eacute;voles n&rsquo;habitant pas syst&eacute;matiquement &agrave; proximit&eacute; du site de comp&eacute;tition et ne se connaissant pas, nous avons organis&eacute;, avant l&rsquo;&eacute;v&eacute;nement, des s&eacute;ances d&rsquo;information &agrave; l&rsquo;attention de nos b&eacute;n&eacute;voles afin de leur expliquer le contexte, l&rsquo;organisation du site (espace accueil, restauration, parking\/navettes, &hellip;) et la mani&egrave;re dont cela allait fonctionner. Chaque responsable de secteur (catering, transport, s&eacute;curit&eacute;, comp&eacute;tition,&nbsp; ..) a ainsi pu faire connaissance de son staff avant l&rsquo;&eacute;v&eacute;nement proprement dit et d&egrave;s le 1er jour d&rsquo;activit&eacute; du site personne n&rsquo;&eacute;tait dans l&rsquo;inconnue totale.<\/span><br \/>\n&nbsp;<\/p>\n<h2>Qui fait quoi ?<\/h2>\n<p>\n<span style=\"color:#797979\">Lors de ces s&eacute;ances chaque b&eacute;n&eacute;vole avait &agrave; sa disposition son planning, son descriptif de t&acirc;ches et le nom de son responsable. De mani&egrave;re identique chaque responsable poss&eacute;dait la liste de ses b&eacute;n&eacute;voles par tranches horaires ainsi que sa photo, de mani&egrave;re &agrave; l&rsquo;identifier imm&eacute;diatement. Cela a grandement aid&eacute; &agrave; nouer les contacts entre les diff&eacute;rentes personnes. <\/span><br \/>\n&nbsp;<\/p>\n<h2>Pour conclure&#8230;<\/h2>\n<p><span style=\"color:#797979\">Nous sommes persuad&eacute;s que sans un outil adapt&eacute; de gestion des ressources humaines (b&eacute;n&eacute;voles et professionnels), et un partenaire r&eacute;actif en cas de questions\/probl&egrave;mes, il aurait &eacute;t&eacute; impossible de g&eacute;rer un &eacute;v&eacute;nement d&rsquo;une telle ampleur et les cons&eacute;quences sur l&rsquo;&eacute;tat d&rsquo;esprit g&eacute;n&eacute;ral auraient &eacute;t&eacute; tout autre. &quot;<\/span><\/p>\n<p style=\"text-align:right\"><span style=\"color:#797979\">D Rochat<\/span><\/p>\n<h2 style=\"text-align:right\"><em><span style=\"color:#797979\">Un Grand Merci &agrave; l&#39;&eacute;quipe de la Vall&eacute;e de Joux, de nous avoir fait confiance !<\/span><\/em><\/h2>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Une magnifique exp\u00e9rience humaine qui aurait pu \u00eatre plus compliqu\u00e9e \u00e0 vivre :.. Ils ont craints ne pas avoir de neige, et ont \u00e9chapp\u00e9 \u00e0 la p\u00e9riode Covid19&#8230; Ouf !<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":1664,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_seopress_robots_primary_cat":"","_seopress_titles_title":"Retour d'exp\u00e9rience JOJ - Vall\u00e9e de Joux | Vorg.fr","_seopress_titles_desc":"Une magnifique exp\u00e9rience humaine qui aurait pu \u00eatre plus compliqu\u00e9e \u00e0 vivre :.. 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